SAIL werd voor het eerst georganiseerd in 1975 als onderdeel van het 700-jarig bestaan van Amsterdam. Anno 2015 is SAIL het grootste publieksevenement van Nederland en zelfs het grootste nautische evenement ter wereld. Er zijn concerten van Nick & Simon, K3 en het Concertgebouworkest, je kunt gebruikmaken van allerlei bedrijfsarrangementen en er is zelfs een SAIL loterij. Maar ondanks alle toeters en bellen draait het natuurlijk nog steeds om de schepen, die allemaal op het juiste moment op de goede plek moeten kunnen liggen én vertrekken. Hoe regel je dat 1000 schepen verdeeld over zes hospitality havens en drie van de in totaal vijf evenementgebieden (de zogenaamde SAIL oceanen) weten wanneer ze waar aan kunnen leggen? Die schone taak mocht ik op me nemen.
Als aanspreekpunt voor alle deelnemende schepen van Varend Erfgoed, de Volvo Ocean Race boten, de Nederlandse Tallships, de Hollandse vloot hospitality schepen, rondvaartboten en salonboten ben ik vorig jaar begonnen met het uitdenken van het spoorboekje voor alle vaartochten. Dat is best een ‘klusje’. Zo moeten bijvoorbeeld tijdens de SAIL-In meer dan 100 schepen binnen anderhalf uur hun gasten aan boord nemen en weer vertrekken. Dat betekent veelvuldig overleg met het havenbedrijf over ligplaatsen, contact met de schippers over het afmeerplan en het opstellen van het schippershandboek en het aansturen van het nautisch hospitality team met zeven walkapiteins en twintig bootsmannen.
Mijn grootste uitdaging is om al die vertrektijden, gates en terugkomtijden duidelijk en overzichtelijk in een spoorboekje te verwerken, zodat iedereen er mee uit de voeten kan. Een mooie uitdaging, ook gezien mijn achtergrond als enthousiast zeiler en jarenlang bestuurslid van de vereniging voor rond- en platbodemjachten. Communicatie met schippers blijft een vak apart – trots als ze zijn, vinden ze uiteraard altijd dat zij zelf het belangrijkste schip hebben en dus de beste plaats moeten krijgen. Mijn ervaring als nautisch coördinator tijdens de Koningsvaart heeft me de afgelopen tijd zeker geholpen om het geheel in goede banen te leiden!
De eerste voorbereidingen startte ik een jaar geleden, met een paar uur per maand. Inmiddels is dat opgelopen tot 50 uur per week. Het SAIL team is gegroeid van zo’n 20 bij de start, tot nu 100 en uiteindelijk meer dan 1000 medewerkers en vrijwilligers gedurende het evenement zelf.
Woensdagochtend om 6 uur ging het ‘aan’. Toen om 9 uur alle schepen zonder al te veel oponthoud of problemen onderweg waren naar IJmuiden, zat mijn grootste taak erop. Dat is namelijk het drukste moment van de week, en als dat goed zou verlopen, konden we de rest zeker aan. Alles verliep grotendeels volgens plan; onze voorbereiding was kennelijk goed genoeg!
Deze blogpost is oorspronkelijk als gast-blog gepubliceerd op www.nota-bene.net en bewerkt door Nannette Verschoor.
